Es kann schwierig sein, unsere Arbeitsbelastung effektiv zu bewältigen, da die Welt schneller wird. Es ist einfach, sich überlastet zu fühlen und es schwierig zu finden, organisiert zu bleiben, wenn es so viele Aufgaben, Projekte und Verantwortlichkeiten gibt. Glücklicherweise kann Ihnen die ALPEN-Methode dabei helfen, Ihre täglichen Aufgaben zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern.
Die ALPEN-Methode ist was?
Die ALPEN-Methode ist eine Abkürzung für die folgenden sechs Leitlinien für eine effiziente Arbeitsorganisation:
Zuweisungen (Aufgaben)
L steht für Länge.
Puffer (Puffer), P
E – Notfallbenachrichtigungen
N steht für „Folgevorbereitung“.
Lassen Sie uns tiefer in jede dieser Ideen eintauchen und sehen, wie Sie sie in Ihrer Arbeit verwenden können.
Aufgaben (Aufgaben)
Ihre Aufgaben klar zu definieren, ist der erste Grundsatz der ALPEN-Methode. Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die Sie erledigen müssen, und ordnen Sie sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass jede Aufgabe korrekt ausgeführt wird, ist es unerlässlich, genaue Angaben darüber zu machen, was zu tun ist.
Abmessung (Länge)
Die zweite Regel besteht darin, vorherzusehen, wie lange es dauern wird, jede Aufgabe zu erledigen. Mit dieser Schätzung können Sie Ihre Zeit effektiv verwalten und vermeiden, mehr zu übernehmen, als Sie bewältigen können. Schätzen Sie den Zeitaufwand für jede Aufgabe vernünftig ein und vermeiden Sie es, den Zeitaufwand zu unterschätzen.
(Puffer) Puffer
Die dritte Regel der ALPEN-Methode besteht darin, einen Puffer in Ihren Zeitplan einzubauen. Ein Puffer ist zusätzliche Zeit, die Sie für unvorhergesehene Umstände reservieren, z. B. Besprechungen, die länger als erwartet dauern, oder unvorhergesehene Aufgaben, die erledigt werden müssen. Sie sind besser darauf vorbereitet, mit unvorhergesehenen Umständen umzugehen, ohne Ihren gesamten Zeitplan durcheinander zu bringen, wenn Sie einen Puffer einplanen.
Eilmeldungen (Critical Issues)
Dringende Probleme sofort zu bearbeiten, ist das vierte ALPEN-Methodenprinzip. Ihr Zeitplan kann durch dringende Probleme gestört werden, aber es ist wichtig, diese sofort anzugehen, um spätere, schwerwiegendere Probleme zu vermeiden. Wenn eine dringende Situation auftritt, behandeln Sie sie so schnell wie möglich, bevor Sie zu Ihrem regulären Zeitplan zurückkehren.
In Vorbereitung (Nachbereitung)
Das Nachfassen erledigter Aufgaben ist das fünfte Prinzip der ALPEN-Methode. Nehmen Sie sich nach Abschluss einer Aufgabe etwas Zeit, um Ihre Arbeit zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Standards entspricht. Wenn es Probleme gibt, beheben Sie diese sofort. Um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind, sollten Sie auch die anderen Teilnehmer der Aufgabe nachverfolgen.
Anwendung der ALPEN-Methode
Schauen wir uns an, wie Sie die Prinzipien der ALPEN-Methode anwenden können, nachdem wir sie besprochen haben.
Erstellen Sie eine To-Do-Liste.
Erstellen Sie eine Liste aller Dinge, die Sie tun müssen, um loszulegen. Seien Sie spezifisch und ordnen Sie Ihre Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Sie haben ein klares Verständnis dafür, was getan werden muss und in welcher Reihenfolge, indem Sie eine Liste erstellen.
Berechnen Sie die Dauer jeder Aufgabe
Bestimmen Sie als nächstes, wie lange Sie denken, dass jede Aufgabe dauern wird. Seien Sie vernünftig und vermeiden Sie es, den Zeitaufwand zu schnell einzuschätzen. Verwenden Sie eine Stoppuhr oder einen Timer, um die für jede Aufgabe erforderliche Zeit genau zu verfolgen.
Ihr Zeitplan sollte einen Puffer enthalten.
Bauen Sie einen Puffer in Ihren Zeitplan ein, nachdem Sie die für jede Aufgabe erforderliche Zeit berechnet haben. Planen Sie zusätzliche Zeit für unvorhergesehene Ereignisse ein, z. B. Besprechungen, die länger als erwartet dauern, oder unvorhergesehene Aufgaben, die erledigt werden müssen.
Behandeln Sie dringende Probleme umgehend
Bewältigen Sie dringende Situationen, sobald sie auftreten. Um spätere, schwerwiegendere Probleme zu vermeiden, müssen dringende Angelegenheiten so schnell wie möglich gelöst werden.